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Sí, es posible hacer reuniones más productivas | 
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| La alta productividad del capital humano (una clave para grandes resultados financieros) requiere la contratación de las personas adecuadas, un trabajo en equipo efectivo, y la eliminación de las barreras organizacionales para el alto rendimiento. También requiere prestar mucha atención a cómo las personas interactúan en la organización. En muchas compañías están gastando demasiado tiempo respondiendo correos electrónicos y asistiendo a reuniones improductivas. La culpa es de la Ley de Metcalfe. La famosa frase de Robert Metcalfe establece que el valor de una red aumenta geométricamente con el número de dispositivos conectados. Una máquina de fax no sirve para nada; un millón de máquinas de fax crean una valiosa red. Pero la ley tiene un lado oscuro: como el costo de una a una y de una a muchas interacciones disminuye, el número de estas aumenta dramáticamente. Y la gente está interactuando más que nunca, enviando decenas de correos electrónicos cada día y copiándolos a muchos de sus colegas, sin importar que ellos realmente no necesiten ver el mensaje.
Lo peor de todo, están pidiendo reuniones. En el pasado, la organización de una reunión de ejecutivos tardaba mucho tiempo y era cara; las secretarias pasaban horas al teléfono para encontrar los tiempos que les funcionaran a todos asistentes. Ahora todo lo que tienen que hacer es comprobar Outlook o un programa similar y enviar un correo electrónico rápido. Como resultado, la mayoría de los ejecutivos están gastando 20 horas o más cada semana en reuniones. Y una reunión por lo general genera muchas más. Administre sus reuniones al igual que lo hace con sus inversiones. Hay cuatro claves:
- No sostenga una reunión por sostenerla. Las reuniones son excelentes para algunas tareas, como la recopilación de entrada y llegar a una decisión de grupo, pero no lo son tanto para otras, como la redacción de un documento estratégico. Antes de llamar a una reunión, debe decidir si es realmente la mejor manera de hacer el trabajo.
- Administre la lista de invitados. En muchas empresas, es de mala educación no invitar a mucha gente a una reunión, pero cada asistente adicional añade costes y cuando son innecesarios, también estorban. Recuerde la regla de los 7, que establece que de siete asistentes en adelante, se reduce la probabilidad de tomar una buena decisión, rápida y ejecutable.
- Cambie el tiempo predeterminado en las reuniones. No hace mucho tiempo, la mayoría de las empresas llamadas reuniones de 30 minutos. Ahora el tiempo predeterminado típico ha crecido en 60 minutos, a pesar de que cada minuto adicional genera más coste. Establezca reglas al respecto.
- Mejore la eficacia de todos los minutos de reunión. Puede hacerlo a través de algunas disciplinas simples. Aclarar el propósito de cada reunión. Explicar con detalle los roles de las personas en las decisiones. Crear un registro que capture cada decisión tomada en la reunión.
La ley de Metcalfe es un arma de doble filo. Saque provecho de su valor, por todos los medios, pero tenga cuidado con los costos ocultos en su lado oscuro.
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Este es el resumen del artículo "Sí, es posible hacer reuniones más productivas" publicado en Junio 2014 en la revista Harvard Business Review.
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