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Cúbrase las espaldas | 
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| En un estudio llevado cabo en el 2001 por el ePolicy Institute, organización dedicada a la investigación y a la educación, se encontró que a 9% de las empresas estadounidenses se les había pedido rendir cuentas de sus correos electrónicos. Para el 2003, la misma evaluación encontró que el número había subido a 14%. Según Michael R. Overly, abogado de Foley & Lardner, ubicada en Los Angeles, y autor de E-Policy: How to Develop Computer, E-mail and Internet Guidelines to Protect Your Company and Its Assets (AMACOM), el correo electrónico se ha convertido en un objetivo real en casi cualquier tipo de litigio relacionado con los negocios.
Mucha gente trata los correos electrónicos como si fueran casuales e informales, cuando están lejos de serlo. Puede que no tengan el membrete de la empresa o una firma, pero el correo electrónico tiene el mismo peso de un memo, una carta o cualquier otro documento escrito. El correo electrónico parece menos permanente que otras comunicaciones escritas pero, incluso, podría ser al contrario. Algunos expertos en computación indican que las computadoras crean copias que, luego, son almacenadas indefinidamente.
Al respecto, podrían considerarse algunas políticas para las empresas:
1.- Tener por escrito las políticas sobre el correo electrónico. En estas se debe indicar qué se puede decir por correo electrónico y por cuánto tiempo debería almacenarse un correo. Se sugiere que los correos relacionados con asuntos administrativos o financieros se guarden durante cuatro años, mientras que, la correspondencia normal, sólo por un año. Los demás correos, como mensajes personales y reportes de actividades, pueden ser destruidos después de ser leídos.
2.- Entrenar a los empleados sobre las normas. Se debe enseñar a los empleados a clasificar los correos en: administrativos, financieros o de otro tipo, para que se haga más fácil la decisión sobre qué hacer con ellos. Se debe aclarar tanto el propósito de dicha normativa como las penalizaciones que acarrea el no cumplirlas.
3.- Reforzar las penalizaciones. Un 22% de las empresas evaluadas por el ePolicy Institute, dijeron que habían despedido a empleados por no seguir las políticas de la empresa sobre el correo electrónico. Ese tipo de esfuerzos podría convencer a un juez o jurado sobre la buena fe de la compañía al controlar el correo electrónico y salvarla de una complicación peor.
En todo caso, no olvide que el correo electrónico puede ser evidencia. El correo es un documento como cualquier otro. Estos archivos no son benignos ni inocentes, tienen significado e importancia propios al punto que pueden afectar el bienestar de la empresa.
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Este es el resumen del artículo "Cúbrase las espaldas" publicado en Mayo 2004 en la revista Entrepreneur.
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