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Cómo tomé el control de mi semana de trabajo | 
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| Cuando la entrenadora en productividad de David Allen Co., Marian Bateman, entró en mi oficina, yo trabajaba unas 10 horas extras semanales como Directora Ejecutiva de BusinessWeek; recientemente había notado que mi hija de 11 años usaba pantalones demasiado cortos hasta en los días más fríos (¿problema de lavandería, crecimiento repentino o descuido maternal?), y hacía meses que no entraba en un gimnasio. Ella le echó un vistazo a mi deplorable escritorio y se dispuso a trabajar. Tomó todo, lo metió en tres cajas de cartón (lo llamó “recoger”) y me pidió que hiciera una lista de todas las tareas y proyectos molestos que tenía en mente. Pusimos cada aspecto en una hoja aparte y las colocamos en mi ya desierto buzón (lo llamó “limpieza de mente”).
La esencia del programa Getting Things Done (GTD) de David Allen consiste en "sacar todo de tu cabeza”, aclarar tus compromisos y colocarlos en un sistema confiable, lo que permite hacer una selección consciente de cómo emplear tu tiempo y recursos y evita que los proyectos se acumulen. Hay que pensar en términos de “mapas de altitud”. Se comienza en la “pista de aterrizaje” y al llegar al punto más alto (de acuerdo al libro de Allen “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”, conocido en español como "Organízate con Eficacia"), se alcanza “el panorama completo de la situación”. Luego tienes que recolectar y procesar. No es tan complicado, si cuentas con las confiables guías del sistema (o si has gastado US$6,000 por dos días de entrenamiento individual). A veces equipos enteros participan en los seminarios (como unos US$8,000 extras), pero hay opciones menos caras, como los seminarios públicos y la enseñanza interactiva.
Después de varias horas con Marian, había lanzado mi cuaderno de apuntes a un archivo, y reconfigurado la función "tareas" en Outlook al estilo David Allen. Había secciones para proyectos y para las acciones a tomar, que fueron divididas en múltiples categorías. El contenido del buzón de correo debe ser “procesado a cero” (yo tenía unos 6,000 mensajes en el mío), archivando los antiguos y adjuntando otros a la lista de tareas. En los archivos, algunos fragmentos de papel se convirtieron en futuras acciones y otros fueron a parar a carpetas de referencia en el archivador. Al terminar, yo tenía carpetas agenda para cada uno de mis reportes directos, emperchados de un lado de mi computadora y carpetas plásticas para archivos, preetiquetadas por David Allen Co.
Cuando se fue, temí no ser capaz continuar por mí misma, pero luego de hojear el manual "GTD y Outlook 2003" de 43 páginas, pude hacerlo. El sábado abrí mi buzón, lo procesé a cero y me volví hacia mis “acciones futuras”. Tuve algunos percances, pero logré llegar al gimnasio a las 11 am, hora acordada en el calendario (conocido en GTD como mi “paisaje árido”), y dentro de la carpeta "acciones de apoyo" tenía cupones de 10% de rebaja para Gap, donde podría encontrar pantalones para mi hija, algo que ya está en mi paisaje árido para el próximo fin de semana.
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Este es el resumen del artículo "Cómo tomé el control de mi semana de trabajo" publicado en Abril 6, 2009 en la revista Business Week.
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