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Cómo ser más productivo | 
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| 15 de los CEOs más productivos de EUA comparten sus secretos:
Sáltese las reuniones: “Las reuniones son una pérdida de tiempo a menos que se esté cerrando un trato. Existen muchas maneras de comunicarse en tiempo real o asíncronamente. Cualquier reunión donde realmente usted se vaya a sentar debería tener una duración y establecer un resultado antes de que acceda a ir”: Mark Cuban, propietario de los Mavericks de Dallas y CEO de HDNet.
Viva bajo la regla de “las dos pizzas”: “Siga la regla de “las dos pizzas” de Jeff Bezos: los equipos de proyectos deben ser lo suficientemente pequeños para ser alimentados con dos pizzas. En Hunch, no tenemos reuniones a menos que sea absolutamente necesario. Cuando solía tenerlas, así es cómo las haría: habría una agenda distribuida antes de la reunión. Todos se pondrían de pie. Al comienzo de la misma, todos beberían 16 onzas de agua. Discutiríamos todo en la agenda, tomaríamos las decisiones que sean necesarias y la reunión terminaría cuando la primera persona deba ir al baño”: Caterina Fake, cofundadora de Flickr y cabeza de Hunch, un emprendimiento web con sede en Nueva York.
Conteste el teléfono: “La comunicación es clave. Llamo al CEO o gerente de cada uno de mis clientes más importantes todos los días. Me agrada la franqueza de las conversaciones telefónicas; usted no se pierde de las cosas de la manera como lo hace a través del correo electrónico. Además llevo conmigo mi teléfono móvil por todo el edificio y mis empleados también. Tenemos una regla: yo contesto sus llamadas y ellos las mías”: Jordan Zimmerman, fundador de Zimmerman Advertising.
Organice sus interrupciones diarias: “Mi asistente ejecutiva me envía por correo electrónico un memorándum diario, el cual leo luego de irme a casa cada noche. Éste se encuentra en cuatro partes y la primera de ellas es mi agenda del día siguiente. Luego viene una lista de preguntas recolectadas durante el día. Ella las aglomera para que no tenga que interrumpirme repetidamente durante el horario de oficina. Le respondo a esas de inmediato. La tercera parte del correo es información de interés: información sobre la cual no tengo que actuar pero podría querer enterarme. Quizá mi madre llamó para hacer una reservación o podría haber un cambio en la agenda. Finalmente hay una sección de recordatorios a largo plazo. Comenzamos los memorándums el año pasado y no sé cómo nos las hemos arreglado sin ellos. Me importan los detalles. De esta forma, no me preocupa que me estoy perdiendo de algo”: Danny Meyer, CEO de Union Square Hospitality Group.
Siempre esté entrevistando: “Solía pensar que el negocio era en un 50% tener a la gente adecuada. Ahora pienso que es el 80%. La mejor forma de ser productivos es tener un gran equipo. Así que paso más tiempo que la mayoría de los CEOs en Recursos Humanos. Llevo conmigo una libreta de notas con los nombres de 35 a 40 personas en la compañía y cada semana le echo un vistazo para asegurarme que me mantengo en contacto con todo el mundo. Los primeros ocho o diez los voy a ver automáticamente. Pero siempre hay 20 o 30 personas que pueden ser exitosas o uno o dos niveles más abajo y quiero que sepan que les estoy prestando atención”: Kevin P. Ryan, fundador y CEO de AlleyCorp.
Contrate por flexibilidad: “Zipcar nos retó a que pensáramos sobre cómo podríamos utilizar un automóvil por horas en vez de diariamente. Me gustaría desafiar a la gente de negocios a que piense sobre qué harían si tuvieran talento a la vista. El emplear a contratistas es más eficiente en costes que contratar personas a tiempo completo y consume menos tiempo que hacerlo usted mismo debido a que puede contratar a un experto para cualquier tarea que necesite realizar”: Julie Ruvolo, cofundadora y gerente de operaciones de Solvate.
Clasifique los ítems en su lista de Cosas por Hacer: “Realice la lista de Cosas por Hacer del día siguiente antes de abandonar la oficina. Califique a cada ítem con una A, B o C basado en su importancia y trabaje con los A primero. La productividad de cada reunión depende del avance de las ideas y usted nunca debe abandonar una reunión sin escribir una lista de seguimiento con cada ítem asignado a una persona. Y salga al exterior. Todas las grandes ideas están allá afuera. Usted jamás tendrá una idea creativa en su escritorio”: Barbara Corcoran, panelista del programa Shark Tank de ABC quien dirige una pequeña compañía que trabaja con los emprendimientos que ella escoge invertir durante el programa.
Utilice el correo electrónico para documentar: “Cuando coloco en agenda actividades de viaje y sociales, me agrada comunicar los planes a través del correo electrónico tanto a la familia como a los colegas para mantener así un registro fácil de correspondencia en vez de depender de una posible conversación apresurada”: Karl Hoagland, fundador de Larkspur Hotels and Restaurants.
Utilice un wiki para capturar ideas: “El capturar ideas se traduce en demasiada productividad. Yo utilizo un wiki –es más valioso que el correo electrónico para manejar una compañía– y poseo una página para cada persona con quien interactúo de manera frecuente”: Garrett Camp, fundador de StumbleUpon.
Sea extraproductivo durante sus horas libres: “Hago casi tanto fuera del horario normal de oficina como durante el. Entrevisto gente los sábados, tarde en la noche o temprano en la mañana. Si tengo que resolver un problema particularmente difícil, vengo los fines de semana, donde hay menos cosas sucediendo, y pasaré el día enfocándome en ello”: Seth Priebatsch, CEO de SCVNGR.
Reduzca sus plazos mentales: “Si pienso que algo me llevará una hora, me tomo 40 minutos. Al reducir sus plazos mentales, usted trabaja más rápido y mas enfocado. Además agendo cada semana un tiempo de "poder" relajado y concentrado, el cual dedico a mis actividades más importantes. Una lista de “Dejar de Hacer Cosas” es tan importante como una de “Cosas Por Hacer”: Krissi Bar, fundadora de Barr Corporate Success.
Siempre guarde tiempo para hacer ejercicio: “A excepción de uno o dos días al año, me ejercito todos los días. Hacer ejercicio durante el día laboral reduce el stress, lo mantiene saludable y es excelente para obtener un tiempo para “uno mismo” y así resolver los problemas de negocio y personales. Ejercítese en la hora de almuerzo y luego coma en su escritorio”: Mike Cassidy, CEO del sitio web de viajes Ruba.
Aparte tiempo para enfocarse en lo grande: “Para mí, una gran parte de la productividad es ser ágil. Me gusta dejar una gran cantidad de bloques abiertos en mi día. En un día promedio, sólo tengo un 50% en la agenda, aunque ocasionalmente llega tan alto como a un 80%. Eso es imperativo, porque siempre se me ocurre algo de la nada. Recientemente, por ejemplo, un nuevo socio importante llegó a la oficina e inesperadamente trajo al CEO consigo. El equipo vino a mí y dijo “¡oh Dios! Su CEO vino ¿Tiene algún espacio esta tarde? “. Si tenía un espacio. Al final de la hora que el CEO y yo pasamos juntos, habíamos identificado nuevos mercados y posicionado la compañía para que fuera un socio tanto global como local”: Scott Lang, CEO de Silver Spring Networks.
Evite las tareas múltiples: “No realice tareas múltiples. Eso es algo que todos hacemos en la actualidad. El problema es que nuestros cerebros no son capaces de ello. Cuando las realiza, usted está interfiriendo con la habilidad de su cerebro de ejecutar a máxima capacidad. Realice una cosa a la vez, minimice los cambios de contexto y maximice su poder cerebral”: Douglas Merrill, autor de “Organizarse en la era de Google” y antiguo gerente de información de Google.
Revise su productividad a final del día: “El aspecto más difícil de ser un CEO es manejar su día y no que el día lo maneje a usted. Al revisar las tareas cada mañana y resolver como distribuir el tiempo para concentrarse en las prioridades del CEO, las acciones que sólo el CEO debe tomar para sacar adelante a la compañía, usted puede velar por sacar adelante a la compañía. Al final del día, siempre reviso si habría tomado la acción correcta de mis tres primeras prioridades. Si la respuesta fuera “no”, me quedaría en la oficina hasta que lograra avanzar en ello”: Bob Compton, CEO de Vontoo y presidente de ExactTarget.
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Este es el resumen del artículo "Cómo ser más productivo" publicado en Marzo 2010 en la revista Inc.
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