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Defragmente su calendario colocando sus tareas en lote | 
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| Todos tenemos ciertas obligaciones que van más allá de nuestro trabajo principal: asistir a reuniones, recibir llamadas telefónicas, contestar mensajes electrónicos y llenar papeles. Es natural que todos queramos ocuparnos de estas cosas a medida que se nos presentan. Pero nuestro trabajo requiere de prolongados períodos de tiempo en los que nos podamos poner creativos y pensar sin interrupciones. Cuando hemos tenido una reunión a las 10 a.m., almuerzo a la 1 p.m. y una conferencia telefónica a las 3:30 p.m., nuestro tiempo laboral se fragmenta en pequeños períodos. Un día laboral fragmentado por citas y obligaciones significa que no empezaremos un proyecto importante inmediatamente porque seguro tendremos una reunión en 25 minutos.
Una de las técnicas de productividad más avanzadas (y obvias) es agrupar tareas similares y realizarlas de una sola vez. No lavamos la ropa cada vez que lanzamos una camisa a la ropa sucia. Esperamos que haya suficiente ropa y la lavamos de una sola vez. Esto es lo que podemos llamar hacer tareas por tandas”. Y hay dos formas de hacerlo: por acción o por contexto.
1. Por acción: se agrupan tareas similares y se reserve tiempo para hacerlas todas de una misma vez. Esto funciona muy bien con las tareas repetitivas. Por ejemplo, hay freelancers que reservan un día a la semana para recibir llamadas de posibles clientes. De este modo, logran atender al cliente de un modo más amable. Este mismo principio funciona a la hora de vaciar nuestro correo electrónico. Para tal fin, debemos apartar todos los días un momento y ocuparnos de los mensajes electrónicos. Luego, debemos cerrar el correo electrónico y ocuparnos de nuestro trabajo sin distracciones.
2. Por contexto: se agrupan cosas que tenemos que hacer en una situación, en los alrededores o con las herramientas disponibles. Por ejemplo, podemos hacer una lista de llamadas por hacer en teléfono móvil. También podemos hacer la lista del mercado en el teléfono. Asimismo, podemos mantener todos los documentos en un gabinete en el que también debe haber carpetas, etiquetas adhesivas y un destructor de documentos. Antes de salir de la oficina, podemos meter los documentos en una carpeta para revisarlos en el tren o autobús. El experto en productividad David Allen recomienda contextualizar cada tarea: “Llamadas”, “En la computadora”, “En la oficina”, “En casa”, etc.
La idea de hacer tandas de tareas es obtener tanto tiempo ininterrumpido como sea posible, para poder dedicarnos por entero a nuestro trabajo entre reuniones, llamadas telefónicas y mensajes electrónicos. Cuando sea posible, debemos agrupar las reuniones de manera que nuestro día esté menos fragmentado. Trabajar por tandas permite desfragmentar nuestro calendario y nos permite aprovechar el impulso en vez de pasar continuamente de una tarea a otra.
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Este es el resumen del artículo "Defragmente su calendario colocando sus tareas en lote" publicado en Mayo 2010 en la revista Fast Company.
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